Din mobiltelefon kan vara din bästa bundsförvant för att bli mer produktiv på kontoret ... eller den främsta boven i dramat för att förstöra din dag. Skillnaden ligger inte i enheten, utan i hur du använder den.: antal installerade appar, skärmorganisation, aviseringsinställningar, batteri, anslutning och framför allt dina vanor.
Under senare år har studier publicerats och hundratals verkliga fall har observerats i företag av alla slag, alla pekar i samma riktning: Okontrollerad användning av smartphones och digitala verktyg utlöser avbrott, mental trötthet och en känsla av att inte komma någonvart.Den goda nyheten är att med några väl genomtänkta beslut kan din mobiltelefon bli ett riktigt produktivitetsverktyg på kontoret.
Mobiltelefonernas mörka sida på jobbet: digital trötthet och koncentrationssvårigheter
När vi pratar om produktivitet tänker vi oftast på dålig tidshantering eller klassisk prokrastinering av "jag gör det senare"Men det finns växande bevis för att problemet ligger någon annanstans: vi är övermättade med onlineapplikationer och verktyg.
En studie av projektledningsplattformen Lokalise, genomförd med fler än 1 000 kontorsanställda i USA, identifierade ett fenomen som kallas ”Onlineverktygströtthet” eller trötthet från överdriven användning av digitala verktygNär man kombinerar flera meddelandeappar, e-post, projektledare, supportsystem och otaliga andra plattformar dagligen, blir den förmodade effektivitetsökningen ett hinder.
Enligt resultaten av den undersökningen lider många anställda ständiga avbrott i koncentrationen varje gång en avisering dyker uppEtt meddelande anländer i företagsappen eller ett "brådskande" e-postmeddelande dyker upp. Hjärnan tvingas byta sammanhang upprepade gånger, vilket gör det svårt att komma in i ett tillstånd av djupt fokus.
Uppgifterna är tydliga: 17 % av de tillfrågade medger att Byt flikar, appar eller plattformar mer än 100 gånger på en enda dagMer än hälften (56 %) säger att denna verktygströtthet – utöver aviseringar – negativt påverkar både deras koncentration och produktivitet.
Om denna "apparnas dans" kvantifieras blir saker och ting ännu mer slående: Anställda förlorar i genomsnitt 51 minuter i veckan bara genom att växla mellan applikationerOch 22 % medger att den tiden skjuter i höjden till över två timmar per vecka. Det kan verka som en liten mängd, men om man multiplicerar det med all personal och med ett helt arbetsår blir det lätt mellan en och två och en halv veckas improduktiv tid per person.
Mycket av denna bortkastade tid är relaterad till antalet verktyg som används samtidigt. 55 % av deltagarna säger att Han arbetar dagligen med mellan tre och fem olika applikationer.Medan 31 % använder mellan sex och tio i sin vanliga rutin. Ju fler bitar du lägger på bordet, desto mer mental energi behöver du för att hantera dem.
Om vi tittar på vilka verktyg som tar upp mest tid, talar siffrorna också för sig själva: E-post står för 47 % av den tid som spenderas på "produktivitetsverktyg"Detta följs av professionella meddelanden (Slack, Teams, Discord, etc.) med 35 %. Videosamtal, även om de ofta uppfattas som den största tidstjuven, kommer på tredje plats med 22 %. Längst efter, med procentandelar under 17 %, kommer kalendrar, molnlagringssystem (Google Drive, Dropbox, OneDrive, etc.) och support- och hanteringsplattformar som Asana, Jira, Zendesk eller Salesforce.
Ur ett psykologiskt perspektiv, Att växla mellan appar upprepade gånger har en mycket liknande effekt som konstant multitasking.Varje gång du ändrar den visuella miljön, knapplayouten eller hur du interagerar behöver din hjärna några sekunder (eller minuter) för att "justera om". Denna störning av din koncentration är dränerande, orsakar mental trötthet och gör det mycket svårare att komma tillbaka till ett flödestillstånd när du väl har blivit avbruten.
Vad gör en mobiltelefon verkligt produktiv för kontoret
Utöver apparna är det själva enheten som gör skillnaden. En smartphone som går på avgaser blir en ständig flaskhalsDen fryser, saktar ner, tar lång tid att öppna dokument eller byta app. Allt detta leder till mikroavbrott som, när de ackumuleras, tar tid och tålamod.
Ett av de viktigaste elementen är RAMDetta ansvarar för att bearbeta information från de program du har öppna. För multitasking-arbete (e-post, meddelanden, webbläsare, vissa Office-verktyg och kanske en projektapp), Med 3 GB RAM eller mer kan telefonen fungera ganska smidigt.Om din enhet går på avgaser, kolla in tipsen för för att få en mobiltelefon att fungera mycket smidigareDärifrån kommer allt du lägger till – om du använder många tunga appar eller videosamtal – att ge dig mer spelrum så att ingenting fastnar i att "tänka" då och då.
Den andra grundläggande punkten är internminne eller ROM avsett för lagringFör en mobiltelefon som används som arbetsverktyg är 32 GB praktiskt taget det minsta som är acceptabelt nuförtiden, alltid beroende av molnlagring och, om möjligt, ett microSD-kort för mindre viktiga filer. Att få slut på utrymme innebär att systemet börjar bli långsammare och du kommer inte att kunna spara dokument eller uppdatera appar när du behöver det.särskilt om du inte undviker Vanliga misstag när man konfigurerar en mobiltelefon.
Batteriet är den tredje viktiga tekniska faktorn. Det är inte så användbart att ha en kraftfull telefon om du redan mitt på morgonen desperat letar efter ett eluttag. Ett batteri med minst 3 000 mAh ger en rimlig grund för en typisk arbetsdagDen faktiska strömförbrukningen beror dock på skärmens ljusstyrka, vilka typer av appar du använder, din dataanslutning och nätverkstäckning. I arbetsmiljöer utanför kontoret kan ett externt batteri av god kvalitet vara nästan oumbärligt. Dessutom kan du schema automatisk på och av för att spara energi under perioder då du inte behöver enheten.
Förutom specifikationerna spelar även följande roll: appar du väljer att arbeta med och hur du kombinerar demIdag finns det en app för nästan alla behov, men det betyder inte att du måste installera alla. Helst bör din arbetstelefon vara baserad på ett litet, sammanhängande och väl valt ekosystem, snarare än en låda med osammanhängande verktyg. Ett ytterligare steg är att lära sig att automatisera din mobil att eliminera repetitiva uppgifter.
Viktiga appar som förvandlar din mobiltelefon till ett produktivitetsverktyg
Om du vill att din smartphone ska fungera som ett minikontor i fickan behöver du täcka några grundläggande kategorier väl. Tanken är inte att installera dussintals appar, utan att välja de som verkligen tillför värde..
För uppgifts- och projektledningDet finns mycket omfattande lösningar som anpassar sig till både individuellt och teamarbete. Verktyg som Asana eller Trello låter dig... Centralisera dina att-göra-uppgifter, tilldela ansvarsområden, sätt deadlines och spåra uppgifternas framsteg från vilken enhet som helstOm din vardag kretsar kring att koordinera projekt med andra människor, hindrar det dig från att hoppa mellan e-postmeddelanden, anteckningar och spridda meddelanden om du har allt tillgängligt från din mobiltelefon.
Inom området för sociala medier och marknadsföringOm du hanterar flera konton samtidigt är en app som Hootsuite särskilt användbar. Med den här typen av verktyg kan du Schemalägg inlägg, övervaka omnämnanden och svara på meddelanden från olika nätverk utan att behöva öppna varje app separat., vilket kraftigt minskar bortkastad tid.
För intern och extern kommunikation, appar som Skype, Slack, Microsoft Teams eller Discord tillåter förena chatt, samtal och, i många fall, videosamtal och team-tema kanalerAtt ha dessa verktyg konfigurerade på din smartphone – när du arbetar på distans, besöker kunder eller tillbringar delar av dagen borta från ditt skrivbord – säkerställer att du förblir nåbar utan att vara beroende av din dator.
La dokumenthantering Det är ytterligare en klassiker för mobilt arbete. Med appar som Google Docs, WPS Office eller Polaris Office kan du Öppna, redigera och dela praktiskt taget alla textfiler, kalkylblad eller presentationer från din telefon.Kopplade till molntjänster som Google Drive eller Dropbox gör de det mycket enklare att samarbeta från olika enheter och med flera personer samtidigt. Du kan också Skriv ut dokument från din mobiltelefon till en WiFi-skrivare när du behöver det.
För repetitiva skrivuppgifter finns det specifika verktyg som Text Expander och motsvarande inbyggda funktioner på vissa system. Dessa verktyg låter dig Spara långa texter (vanliga svar, standardstycken, signaturer) under förkortningar som automatiskt expanderar.På mobilen, där skrivningen är långsammare än på ett fysiskt tangentbord, sparar det här tricket mycket tid, både i e-post- och meddelandeappar.
Vi får inte glömma Snabbappar för anteckningar och personlig organisationVerktyg som Google Keep, Evernote eller motsvarande program inbyggda i själva systemet låter dig anteckna idéer, listor eller viktig data i farten och hålla dem synkroniserade med din dator. Nyckeln är att inte förlita sig på minnet och att fånga allt i en enda referenspunkt..
Slutligen, om du behöver strikt tidrapportering, oavsett om det gäller dina egna prestationer eller för att hantera team, finns det tidsrapporteringsappar som Toggl, Hubstaff eller TimeCamp. Med dessa, Du kan mäta hur mycket tid du lägger ner på varje uppgift, projekt eller klient från din smartphone.och till och med generera användbara rapporter för lönehantering, fakturering eller arbetsbelastningsanalys.
Organisera din startskärm: mindre kaos, mer hastighet
Det spelar ingen roll om du har den bästa mobiltelefonen på marknaden: Om du varje gång du vill öppna en app måste söka efter den bland fem skärmar fulla av ikoner, slösar du tid och mental energi.En stor del av mobil produktivitet beror helt enkelt på hur du organiserar din startskärm.
Det finns ingen enskild struktur som fungerar för alla, men det finns en mycket användbar princip: Hemskärmen ska bara innehålla de appar du använder flera gånger om dagen.Vanligtvis hittar du e-post, företagets meddelandeapp, kalendern, webbläsaren, kameran, bankappar om du behöver dem ofta och de sociala nätverk som är viktigast för ditt arbete.
De återstående ansökningarna kan degraderas till sekundära skärmar eller tematiska mapparDu kan till exempel gruppera alla dina fritidsaktiviteter (spel, videor, musik) eller alla dina mindre viktiga sociala aktiviteter, och ha dem bara ett tryck bort. Detta minskar frestelsen att öppna Instagram eller ett spel "bara för ett ögonblick" medan du är mitt i dagen.
Ett annat kriterium som fungerar bra är gruppering efter kategorier – produktivitet, kommunikation, arkivering, ekonomi etc. – även om vissa föredrar det. Organisera appar efter färg eller fast position för nästan automatisk åtkomstDet viktiga är att du, med en snabb blick, vet var allting är och inte behöver stanna upp och tänka.
Ta även hänsyn till docka eller nedre snabbåtkomstfältDet utrymmet, som alltid är synligt även när du byter skärm, är ovärderligt för dina fyra eller fem viktigaste appar (telefon, meddelanden, e-post, kalender, till exempel). Varje sekund du sparar genom att undvika onödig scrollning gör skillnad när du upprepar samma handling dussintals gånger om dagen.
Ta hand om batteriet så att din mobiltelefon kan hålla jämna steg med tempot på kontoret.
En telefon som får slut på batteri när du behöver det som mest är ett riktigt irritationsmoment. Därför är det, förutom att välja en modell med tillräcklig kapacitet, en bra idé att följa några enkla riktlinjer. Många varumärken inkluderar redan programvara för energioptimering som stänger bakgrundsappar eller justerar processer; om din enhet inte har det kan du använda tredjepartsapplikationer, men överanvänd dem inte för att undvika problemet med "för många verktyg".
Skärmen är en av de största strömförbrukarna. Justera Håll ljusstyrkan på en rimlig nivå och undvik att lämna skärmen påslagen i onödan. Det gör stor skillnad. Spel, video och fotografering är också mycket batterikrävande uppgifter, så det är värt att hålla koll på hur mycket tid du lägger på dem under dagen och se till att du inte lämnar kameran eller andra resurskrävande appar igång i bakgrunden.
En annan nyckelpunkt är plats eller GPSVissa appar kräver absolut platstjänster, men att låta dem vara aktiva hela dagen av vana leder till betydande extra batteriförbrukning. Att bara aktivera dem när du behöver dem är ett enkelt sätt att förlänga användningstiden utan att offra deras fördelar när du behöver dem.
den automatiska programuppdateringar De kan tappa i värsta möjliga ögonblick, precis när du använder mobildata eller när batteriet är lågt. Att ställa in dem så att de bara laddas ner via Wi-Fi eller vid specifika tidpunkter förhindrar överraskningar och små toppar i användningen som inte bidrar till din omedelbara produktivitet.
Slutligen är det värt att komma ihåg att Överdriven värme förkortar batteriets livslängd och kan påverka prestandanAtt lämna telefonen i solen, på bilens instrumentbräda eller nära en värmekälla under längre perioder är inte en bra idé. Detta är mycket vanligt på sommaren och leder ofta till ovanliga batteribeteenden orsakade av värmen.
Fördelar med att använda mobiltelefonen som ett produktivitetsverktyg på kontoret
När den används på rätt sätt erbjuder en smartphone ett antal fördelar som är svåra att matcha med någon annan enhet. Den första är... flexibilitet och rörlighetDu kan hantera viktiga uppgifter i stort sett var som helst, när som helst. Det är inte längre obligatoriskt att sitta framför kontorsdatorn för att få jobbet gjortEn väntetid i ett rum, en resa med kollektivtrafik eller en paus mellan möten kan användas för att kolla e-post eller avsluta pågående ärenden.
Den andra stora fördelen är nästan omedelbar tillgång till informationMed bara några få tryckningar kan du få tillgång till aktuell data, delad dokumentation eller molnbaserade rapporter. Detta är särskilt värdefullt när du behöver fatta snabba beslut baserat på aktuell information.utan att vänta på att komma till din fasta arbetsstation eller slå på din bärbara dator.
Inom fältet intern kommunikation och samarbeteMobiltelefonen samlar samtal, meddelanden, videosamtal och samarbetsverktyg i en enda enhet. Detta gör det enklare för team att samordna även när de arbetar i olika städer eller länder. Informationsflödet är snabbare och nedetid i väntan på svar minskar.
Det finns också en intressant inverkan på kostnads- och resurshanteringGenom att utnyttja smartphones – ofta anställdas egna enheter i BYOD-modeller – minskar många företag behovet av att köpa annan specialutrustning. Dessutom, tack vare videosamtal och virtuella möten, Vissa fysiska rörelser minskas, vilket innebär besparingar i resor och tid..
Å andra sidan, apparna från tidsregistrering och arbetsschemakontroll De låter anställda stämpla in och ut från sina mobiltelefoner, vilket genererar register som lagras i molnet och enkelt kan omvandlas till juridiska eller interna rapporter. Detta underlättar regelefterlevnad och undviker mycket mer besvärliga manuella pappersprocesser.
Mobiltelefonen är också ett kraftfullt verktyg för utbildning och fortbildningFrån specialiserade poddar till onlinekursplattformar kan du fortsätta lära dig även under ledig tid. Denna ständiga tillgång till kunskap gör det enklare att hålla sig uppdaterad inom ditt område, vilket är nyckeln till produktivitet på medellång och lång sikt.
Risker och negativa effekter av felaktig mobiltelefonanvändning på jobbet
Allt ovanstående utesluter inte det faktum att en smartphone, om den missbrukas, kan bli en direkt fiende till din prestation. Det första problemet är ständiga distraktioner orsakade av aviseringar, sociala medier och appar som inte är relaterade till arbetetVarje ljud eller vibration kräver din uppmärksamhet, även bara för en sekund, och drar dig bort från den uppgift du utför.
Enkelheten med multitasking uppmuntrar Multitasking, vilket i verkligheten oftast innebär att man hoppar från en aktivitet till en annan utan att avsluta någon av dem ordentligt.På kort sikt kan det ge intrycket av att du gör stora framsteg, men på lång sikt påverkar det koncentrationen negativt, ökar fel och ger intrycket av att du faktiskt inte har avslutat något viktigt.
En annan effekt att beakta är Ögonansträngning och huvudvärk till följd av att spendera många timmar framför skärmenSärskilt om du arbetar i hög ljusstyrka, svagt omgivande ljus eller i obekväma positioner. Denna trötthet påverkar inte bara ditt välbefinnande, utan minskar också din motivation att fortsätta arbeta och tenderar att försämra kvaliteten på dina resultat.
På ett känslomässigt plan kan överdriven mobiltelefonanvändning leda till fenomen som nomofobi, den irrationella rädslan för att vara utan sin telefonDen där känslan av att något allvarligt kan hända om du inte har enheten med dig eller om batteriet är urladdat skapar ångest, stress och en konstant känsla av vakenhet som är väldigt utmattande.
Hur du använder din smartphone produktivt och hälsosamt på kontoret
Nyckeln är inte att demonisera mobiltelefoner, utan att sätta tydliga gränser. Ett första steg är Bestäm när och för vilket ändamål du ska använda din smartphone under din arbetsdag.Du kan till exempel reservera tidsluckor för att kolla e-post och meddelanden, istället för att ha koll på varje avisering i realtid.
För att göra detta möjligt är det väsentligt Inaktivera eller filtrera aviseringar från alla appar som inte är viktiga för ditt arbete.Många verktyg låter dig tysta aviseringar, aktivera "stör ej"-lägen eller anpassa vilka typer av meddelanden som kan störa dig. Ju mindre brus du har, desto lättare är det att hålla fokus.
Dessutom är det tillrådligt lita på väl valda produktivitetsappar (uppgiftslistor, kalendrar, projektledare) och undvik att installera dubbla lösningar som gör samma sak på tusen olika sätt. En förenklad digital arbetsmiljö hjälper till att minska verktygströtthet och gör ditt dagliga arbete mer förutsägbart.
Glöm inte pauserna. Att resa sig upp, titta bort från skärmen och röra på sig lite då och då hjälper till att minska ögon- och mental trötthet.Ta vara på de stunderna för att koppla bort dig från din mobiltelefon, om ens kort, istället för att vara beroende av andra underhållningsappar.
Om du arbetar på distans eller använder din smartphone utanför kontoret, försök sök en miljö som främjar koncentration, med så få externa avbrott som möjligtDet är inte samma sak att svara på e-post på en bullrig och stimulerande plats som det är i en relativt tyst plats där du kan lyssna på dina korrespondenter och tänka klart, och, när det är möjligt, Använda Android med ett tangentbord och en mus för att uppnå verklig produktivitet.
Med tanke på alla dessa faktorer – tekniska specifikationer, appval, telefonorganisation, aviseringshantering, batteritid och användningsvanor – blir det ganska tydligt att en smartphone kan vara både en kraftfull produktivitetshöjare och en tidsslöseri. När du behandlar den som ett arbetsverktyg, väljer några välintegrerade appar, organiserar skärmen för snabb åtkomst till viktiga saker, hanterar batteritiden och sätter sunda gränser för personligt bruk, lägger du grunden för att den där enheten du alltid bär med dig ska sluta distrahera dig och bli ett verkligt stöd för bättre prestanda på kontoret. Dela den här guiden så får fler användare veta hur man använder användbara mobila verktyg för kontoret.